Verification: 432e43f2d86912ed Архив организации | Женский портал

Архив организации

Архив организации

Все организации имеют право создавать собственные архивы для упорядочивания и хранения документов, которые образуются и бывают необходимы в процессе работы. Кроме того, важно правильно определять сроки хранения и решить, где уничтожить конфиденциальные документы после истечения этих сроков.

Требования к архиву

В Основных Правилах работы архивов организаций прописаны требования, которые предъявляются к любому архиву:

  • для повышения сохранности архив должен размещаться в специально построенных или адаптированных для хранения бумаг зданиях или их частях;
  • в помещениях организации хранилище может быть размещено только после проведения экспертизы на огнестойкость, долговечность и прочность конструкции, проверка должна быть проведена как для самого хранилища, так и для помещений, где принимают, временно размещают и проводят акклиматизацию бумаг, где их используют, а также где работают сотрудники;
  • помещения должны быть обеспечены определенным световым, климатическим и санитарным режимом.

Режимы, необходимые для хранения бумаг

  1. Световой режим: содержимое нужно защищать от прямого солнечного света, как минимум зашторивать окна.
  2. Температурно-влажностный режим: 17-19° C и относительная влажность в пределах 50-65%.
  3. Санитарно-гигиенический режим: должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, людям нельзя находиться в помещении в верхней одежде.
  4. Охранный режим: сигнализация и металлическая дверь.
  5. Режим пожарной безопасности: пожарная сигнализация и автоматические системы подаротушения, подходящие для бумажных носителей (например, порошковые).

Как избежать ошибок?

Для того, чтобы в процессе работы не возникало досадных промахов, важно внимательно относиться к каждому этапу работы. В делопроизводстве и архивном хранении важно соблюдать следующие правила:

  • проверять реквизиты в документах при первом же взаимодействии с ними;
  • ежегодно утверждать список дел организации;
  • формировать папки по срокам хранения, так будет проще готовить просроченные бумаги к уничтожению;
  • придерживаться объема дел не более 250 листов;
  • располагать документы внутри дела с определенной логикой — по алфавиту, по регистрационным номерам или в хронологической последовательности;
  • своевременно упорядочивайте все документы;
  • бдительно относитесь к условиям хранения.

Кроме того, очень важно, чтобы все сотрудники, работающие с архивами, хорошо знали законодательство и отслеживали все изменения. Именно поэтому многие компании предпочитают обратиться к сторонним фирмам, в которых трудятся профессиональные архивисты. Они могут провести все работы быстро, четко и грамотно.

Яндекс.Метрика